1.c.I – Como Criar uma agenda para uma reunião produtiva

UMA AGENDA EFICAZ ESTABELECE expectativas claras quanto ao que deverá acontecer antes e durante uma reunião. Ajuda os membros de uma equipa a prepararem-se e a distribuírem o tempo de forma inteligente, dirige rapidamente a atenção de todos para o mesmo ponto e torna evidente o termo da discussão. Se surgirem problemas durante a reunião, uma agenda bem estruturada promove a capacidade da equipa para lidar, de imediato, com eles. Aqui ficam algumas sugestões para criar uma agenda eficaz para a sua próxima reunião. No apêndice B encontrará exemplos de agendas e um modelo em branco. Estas sugestões serão úteis, quer a sua reunião dure uma hora ou três dias, ou quer esteja a reunir com um grupo de cinco pessoas ou de quarenta.

Peça o contributo dos membros da equipa.

Se quer que a sua equipa se envolva nas reuniões, assegure-se de que a agenda inclui tópicos que reflitam as suas necessidades. Peça aos membros do grupo que sugiram pontos a incluir na agenda e a explicação porque precisa cada área de ser abordada num contexto de equipa. Se, por fim, decidir não incluir um ponto, seja responsável: explique os seus motivos ao membro da equipa que o sugeriu.

Selecione temas que sejam relevantes para toda a equipa.

O tempo de reuniões de equipa é dispendioso e dificil de organizar. Deverá, essencialmente, ser usado para discutir e tomar decisões sobre assuntos que afetem toda a equipa - e que dela precisam para os resolver. É provável que sejam áreas em que seja necessário coordenar ações, porque as várias partes da organização são interdependentes. Também é possível que haja tópicos em relação aos quais as pessoas disponham de diferentes informações e necessidades. Será, por exemplo, o caso de saber como afetar melhor os recursos partilhados ou como reduzir o tempo de resposta. Se a equipa não usar grande parte do tempo da reunião a falar sobre os assuntos interligados, os membros desinteressar-se-ão e, em última análise, deixarão de comparecer.

Faça uma lista dos tópicos sob a forma de perguntas a que a equipa tem de responder.

Faça uma lista dos tópicos sob a forma
de perguntas a que a equipa tem de responder.

A maioria dos pontos de uma agenda são, simplesmente, uma série de palavras encadeadas para uma frase, como: «reafetação do espaço do escritório». Isto deixa os participantes da reunião a pensar: «O que tem a reafetação do espaço do escritório?». Uma pergunta permite que os membros da equipa se preparem melhor para a discussão, para além de controlar se todos os comentários estão no caminho certo. Durante a reunião, alguém que considere que um comentário não está bem enquadrado pode dizer algo como «Não estou a ver como o seu comentário se relaciona com a questão a que estamos a tentar responder. Pode ajudar-me a entender a ligação?». A equipa sabe que quando a pergunta tiver sido respondida, a discussão estará terminada.

Estime para cada ponto um período de tempo realista.

Isto serve dois propósitos. Primeiro, exige que faça contas: calcular quanto tempo a equipa irá precisar para introduzir o tema, responder a perguntas, resolver diferentes pontos de vista, criar potenciais soluções e concordar quanto aos pontos de ação que se seguem à discussão e decisões. É típico dos líderes estimarem por baixo o tempo necessário. Em segundo lugar, o tempo estimado permite aos membros da equipa ajustarem os comentários para caberem no intervalo de tempo definido ou sugerirem que poderá ser preciso mais tempo. O objetivo de estabelecer o tempo é saber distribuir melhor o tempo, para que a equipa possa responder de forma eficaz às questões relevantes.

Proponha um processo para abordar cada ponto da agenda.

Um procedimento definido torna possível identificar os passos que a equipa deverá dar para concluir a discussão ou chegar a uma decisão. É provável que já tenha visto acontecer o seguinte: alguns membros da equipa estão a tentar definir o problema, enquanto outros estão a questionar por que razão está o assunto na agenda e outros ainda já a identificar e a avaliar soluções. Quando chegar a esse ponto durante a reunião, explique o processo e procure um consenso.

Especifique como deverão as pessoas preparar-se para a reunião.

Distribua a agenda com antecedência suficiente, para que a equipa possa ler os materiais de apoio e preparar as ideias básicas para cada ponto da agenda previamente. Identifique quem é responsável por liderar cada tópico. Alguém que não seja o líder formal da reunião poderá ser o responsável por dirigir a discussão sobre algum ponto da agenda em particular. Estabeleça como primeiro tópico «rever e modificar a agenda conforme necessário». Mesmo que tenha criado a agenda em conjunto com a sua equipa, antes da reunião, tire um minuto para ver se alguma coisa precisa de ser alterada, devido a acontecimentos de última hora.

Avaliacao Plus Delta

Termine a reunião com uma avaliação Plus Delta*.

Se a sua equipa se reúne regularmente, há duas questões que deverão constituir um simples e contínuo processo de desenvolvimento: «O que é que fizemos bem?» e «O que queremos fazer de forma diferente na próxima reunião?» Investir 5 ou 10 minutos permitirá à equipa melhorar a sua prestação, as relações de trabalho e dará maior satisfação aos membros da equipa.

Para garantir que a sua equipa segue em frente, reveja os resultados da avaliação Plus Delta no início da reunião seguinte.

Se criar agendas fazendo uso destas sugestões, a sua equipa terá facilidade em ficar – e manter-se – concentrada nas reuniões.

———————————————————————————————————————————————————————————- * “Plus Delta é um processo de avaliação formativa que fornece feedback sobre uma experiência ou evento e recolhe ideias para melhorias futuras. O plus identifica o que correu bem, o delta o que pode ser mudado, de forma a melhorar um processo ou uma atividade em concreto (N. da T.)